「とりあえずLINEで送っておいて」——手軽さから始まった個人LINEでの業務連絡が、 気づけば顧客とのやり取り、見積もりの写真、現場の図面まで運ぶようになっている。 従業員数十名までの会社では、めずらしくない光景です。
便利だから広まったのであって、社員が悪いわけではありません。 ただ、この状態が抱えるリスクは経営者が思っているより大きいので、 何が危ないのかと、現実的なやめ方を整理します。
何が危ないのか
1. 会社のデータが「個人の資産」に載っている
個人LINEのアカウントは、社員個人のものです。そこに載った顧客の連絡先・ やり取りの履歴・写真は、退職しても会社は消せません。顧客情報が 退職者の私物スマホに残り続け、会社はそれを把握も管理もできない—— 個人情報の管理として説明がつかない状態です。
2. 退職・機種変更で履歴が消える
逆方向の問題もあります。担当者が退職すれば、顧客とのやり取りの履歴は 本人のアカウントごと会社から消えます。「あの件、どういう約束だったか」を 確認する術がない。機種変更や紛失でも同じことが起きます。
3. 誤送信の構造的リスク
個人LINEには友人も家族も取引先も並んでいます。プライベートと業務が 同じ画面に混在している時点で、誤送信は「起きるかどうか」ではなく 「いつ起きるか」の問題です。別の顧客に見積もりを送る、家族向けの メッセージを取引先に送る——実害も信用毀損も一発です。
4. 何かあったとき、会社が調査できない
情報漏えいやトラブルの際、会社は個人のLINEを調べる権限がありません。 「何が漏れたのか」を特定できないと、顧客への説明も再発防止もできません。
全面禁止は失敗する
ここで「業務でのLINE禁止」というルールだけ作ると、ほぼ確実に失敗します。 便利だから使われているのであって、代わりを用意せずに禁止すれば、 見えないところで使われ続けるだけです（これは無断のリモートツールや USBメモリと同じ構図です）。正解は禁止ではなく移行です。
現実的な移行先
- 社内の連絡: ビジネスチャット（LINE WORKS、Chatwork、Slack、 Microsoft Teams など）へ。LINE WORKS は操作感がLINEに近く、 「LINEに慣れた現場」の移行先として現実的です。会社がアカウントを 発行・停止できるので、退職時は止めるだけになります
- 顧客との連絡: 会社としての窓口（メール、会社の公式LINEアカウント、 ビジネスチャットの外部連携）に寄せます。顧客側がLINEを望む場合も、 個人アカウントではなく会社の公式アカウントで受けるのが落とし所です
- すでに Microsoft 365 / Google Workspace を契約しているなら、 Teams / Google Chat は追加費用なしで使えます。新規契約の前に 自社の既存契約を確認してください
移行の段取り
- 実態の把握: 誰が・どの顧客と・何をLINEでやり取りしているかを聞き取る （責めない。実態が見えないと移行計画が立てられません）
- ツールを1つ決める: 複数導入は定着しません。会社として1つに決める
- ルールを1枚に明文化: 「業務連絡は◯◯を使う。個人LINEでの業務連絡・ 業務データの保存はしない」＋顧客とのやり取りの窓口を明記
- 顧客への案内: 「連絡窓口を変更しました」の定型文を用意して、 担当者任せにしない
- 移行期間を設ける: 進行中の案件は無理に切り替えず、新規から新ルールで
まとめ
リスクの整理と移行の型はここまでの通りで、社内の合意形成を含めて 自社で進められる部分も多くあります。一方で、ツールの選定（既存契約との 兼ね合い）、アカウント設計、顧客窓口の作り方は御社の環境次第です。 現在の状況（人数・既存の契約・顧客とのやり取りの実態）を添えて、 無料相談からどうぞ。導入と設定はスポット対応で支援します。